1. RegiSTRACIJA
Za vzpostavitev platforme za prijavo suma nepravilnosti Linija Spregovori! se morate najprej registrirati: preko spleta ali pisno na naslov info@spregovori.si. Ob registraciji boste morali navesti naslednje podatke: ime in sedež vaše organizacije, davčno in matično številko organizacije, ime in priimek kontaktne osebe, e-poštni naslov, telefon kontaktne osebe in druge obvezne podatke. V tem koraku boste prav tako določili URL svoje platforme v formatu ‘imepodjetja.linija.spregovori.si’.
Ko boste izpolnili in oddali spletni obrazec, boste z domene notifications@globaleaks.org prejeli samodejno elektronsko sporočilo s potrditvijo registracije in drugimi ustreznimi informacijami za aktivacijo uporabniškega računa. V kolikor nam boste poslali elektronsko sporočilo, vas bomo v petih dneh kontaktirali, da dokončate registracijo.
Ko boste zaključili z registracijo, lahko svoj sistem za prijavo suma nepravilnosti vzpostavite tako, da sledite spodaj opisanim korakom.
2. konfiguracija spletne platforme
Po končani registraciji in aktivaciji boste lahko dostopali do uporabniškega vmesnika za upravljanje spletne platforme Linija Spregovori!, preko katere boste prejemali prijave in spreminjali nastavitve svojega uporabniškega profila.
Za dokončanje postopka konfiguracije morate spremeniti začetno geslo, ki ste ga prejeli ob registraciji, preveriti svoje uporabniške nastavitve, varno shraniti ključ za obnovo računa in se seznaniti z drugimi priporočili za povečanje varnosti na vašem uporabniškem profilu. Če želite izvedeti, kako upravljati s platformo kot prijavitelj ali zaupnik, in poiskati odgovore na pogosta vprašanja, obiščite rubriko Podpora, v kateri boste našli uporabniške priročnike in videonavodila.
Če ste v organizaciji imenovali več kot enega zaupnika, nas kontaktirajte preko info@spregovori.si. Za vas bomo izvedli tudi osnovne prilagoditve na domači strani platforme in vnesli logotip vaše organizacije. Do platforme boste lahko dostopali, kadar koli boste želeli preveriti prejete prijave in komunicirati s prijavitelji suma nepravilnosti.
3. objava platforme za notranje prijave in deljenje informacij
Pred začetkom prejemanja prijav morate zagotoviti, da so vsi potencialni prijavitelji seznanjeni z možnostjo uporabe Linije Spregovori! in imajo dostop do nje. V skladu z Zakonom o zaščiti prijaviteljev gre za osebe v delovnem ali podobnem razmerju (redno zaposleni, honorarno zaposleni, študenti, pripravniki, prostovoljci idr.) vključno z nekdanjimi zaposlenimi.
Objavite spletni naslov nove platforme za notranje prijave (ki smo vam ga poslali po e-pošti)
Na spletni strani in intranetu vaše organizacije, in sicer na domači strani in na posebnih straneh, namenjenih boju proti korupciji/ prijavljanju nepravilnosti. TUKAJ boste našli predloge informacij in opisnih besedil, ki jih lahko vključite na svojo spletno stran.
V prostorih vaše organizacije. Vabimo vas, da natisnete in obesite plakate, posebej oblikovane za uporabnike Linije Spregovori!
Širite informacije o platformi za notranje prijave
Pošljite namensko e-pošto svojim sodelavcem in zaposlenim v vaši organizaciji. TUKAJ boste našli predloge e-poštnih sporočil.
Seznanite zaposlene na osebnem sestanku.
Objavite posebno novico na svoji spletni strani, intranetu, v notranjem in zunanjem novičniku. TUKAJ boste našli primer besedila novice.
Posodobite interne pravilnike, postopke in druge dokumente
Uvedba Linije Spregovori! za prejemanje in upravljanje notranjih prijav bo morda zahtevala posodobitev nekaterih dokumentov vaše organizacije:
- interni pravilnik in postopki za prijavo nepravilnosti
- protikorupcijski pravilnik
- kodeks ravnanja
- katerikoli drug dokument, ki vsebuje informacije o prijavljanju nepravilnosti (npr. osnutek pogodbe o zaposlitvi).
Pravilnik o varstvu podatkov vaše organizacije je treba posodobiti, da bo zajemal tudi določbo o zunanji obdelavi podatkov.
TUKAJ boste našli vzorec opisa platforme za vaše interne pravilnike in druge dokumente.
Povezava do digitalne platforme Linija Spregovori! in vsa spremljajoča komunikacija morata biti opremljeni z ustreznimi informacijami o pravilniku ter internih postopkih vaše organizacije, ki se nanašajo na prijavo suma nepravilnosti in zaščito prijaviteljev. Gre zlasti za sledeče informacije:
- vsi kanali, ki so na voljo za prijavo nepravilnosti, vključno z digitalno platformo Linija Spregovori!,
- kdo je lahko prijavitelj in kaj lahko prijavi,
- kdo je upravičen do zaščite, vrste zaščite in podpornih ukrepov, ki jih organizacija zagotavlja prijaviteljem (vključno s postopki in pravnimi sredstvi za obravnavo škodljivega ravnanja)
- ureditev zaupnosti in anonimnosti (vključno s pravnimi izjemami in omejitvami v praksi),
- način obravnave prijave in komunikacije s prijaviteljem (vključno z roki in načinom obveščanja prijavitelja),
- način obdelave osebnih podatkov, trajanje in namen hrambe osebnih podatkov.
4. soglasje z zunanjo obdelavo podatkov
Linija Spregovori! (tukaj) zajema gostovanje, vzdrževanje in posodabljanje platforme v oblaku, ki jih zagotavljajo zunanji izvajalci:
– Scaleway S.A.S kot ponudnik infrastrukture in gostovanja spletne platforme Linija Spregovori!
– Whistleblowing Solutions Impresa Sociale S.r.l. kot razvijalec in vzdrževalec odprtokodne programske opreme GlobaLeaks za prijavo nepravilnosti, na kateri je zasnovana Linija Spregovori!
– Danes je nov dan, Inštitut za druga vprašanja kot zunanja IT podpora in vzdrževalec spletne platforme Linija Spregovori!
Prosimo, da na naslov gdpr@spregovori.si pošljete ustrezno izpolnjen in podpisan dokument z naslovom “Sporazum o obdelavi podatkov”, ki ste ga prejeli med podpisom pogodbe o opravljanju storitev.
TUKAJ lahko najdete “Sporazum o obdelavi podatkov” in druge relevantne dokumente, ki se nanašajo na zasebnost in varovanje osebnih podatkov.